Atatürk Üniversitesi'nde Elektronik Belge Yönetim Sistemi Lansman Programı

Atatürk Üniversitesi Rektörlüğü tarafından düzenlenen Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Lansman Programı, Atatürk Üniversitesi Kültür Merkezi A Salonu'nda düzenlendi.

Rektör Prof. Dr. Hikmet Koçak, yardımcıları, akademisyenler ve Atatürk Üniversitesi personelinin katıldığı programda, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin getirdiği yenilikler ve avantajlar hakkında bilgi verildi. Üniversite çapında yaklaşık 5 bin akademisyen ve personelin kullandığı, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), resmi belgelerin elektronik ortamda aktarılması ve kullanılmasını sağlıyor.

Programın açılış konuşmasını yapan Atatürk Üniversitesi Bilgisayar Bilimleri Araştırma ve Uygulama Merkezi (ATABAUM) Müdürü Prof. Dr. Dursun Kaya, son yıllarda bütün dünyada e-dönüşüm sürecinin yaşandığını ve Atatürk Üniversitesi'nin de bu sürece dahil olduğunu belirterek, hizmet ve işleyiş kalitesini arttırmak, para, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamak, kısacası hayatı kolaylaştırmak için e-dönüşüme ayak uydurmanın zorunlu olduğunu söyledi. Dursun: "Biz 24 ay önce üniversitemiz için e-dönüşüm sürecini planladık. Birincil hedefimiz, Organizasyon Bilgi Yönetim Sistemi (OYBYS) ile Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ni devreye almak, sonrasında ise Personel Bilgi Yönetim Sistemi (PBYS), Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi (ÖBYS), Akademik Performans Bilgi Yönetim Sistemi (APBYS), Ders Yükü Bilgi Yönetim Sistemi (DYKBYS) ve diğer süreçlerle birlikte entegrasyonu sağlayarak tam bir kampüs otomasyonunu gerçekleştirmekti. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde en önemli unsurlardan biri elektronik imza konusudur. Türkiye'de e-imza konusunda standartlar var ama ne yazık ki denetim yok. Bu nedenle tüm sorumluluk bize kalıyor. Biz bu konuda uzun araştırmalar yaparak en iyi ve konusunda uzman olan firmayı seçtik. Hali hazırda 5 bin civarında elektronik imza kullanıcımız var. Aynı zamanda, tüm GSM operatörleri ile çalışan mobil imza servisini de kurduk. Hiçbir üniversitede üç GSM operatörüyle de çalışan mobil imza altyapısı mevcut değildir" dedi.

Atatürk Üniversitesi Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Sait Keleş ise teknolojinin hayatımızın merkezine oturduğunu ve hayatımızı teknolojiye göre ayarlayıp, e-dönüşüme ayak uydurmamız gerektiğini söyleyerek, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin hedeflerinden bahsetti. Prof. Dr. Sait Keleş: "Bizler bu e-dönüşüm sürecine gönül verdik ve yönetim olarak tam destek sağladık. Ekibimizin gücü, doğru yazılım ve doğru stratejiler sayesinde e-dönüşümün en önemli adımı olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) süreci geçişini kısa süre içerisinde başardık.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yolculuğumuzda, hedefimiz hızlı bir geçiş sağlamak olduğu kadar, doğru ve sağlam alt yapıyı kurmaktı" şeklinde konuştu.

"Bilim ve teknoloji çok hızlı gelişen, takip edilmesi zor ve hayatın bir parçası haline gelmiş bir alan. Takip edilmediği takdirde geride kalınacak ve aksamalara neden olacaktır" sözleriyle konuşmasına başlayan Atatürk Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Hikmet Koçak, sözlerine şu ifadelerle devam etti: "Devlet politikası olarak, e-devlete geçiş ilanıyla yönetmelikler çerçevesinde, her kurum kendisine yönelik çalışmalar başlattı. Küçük üniversiteler veya küçük kurumlar, bu noktada avantajlı görünüyor. Az sayıda akademisyeni veya personeli olan üniversitelerde bunu gerçekleştirmek kolay. Ancak 60 yıllık geçmişi olan kalabalık bir üniversitede gerçekleştirmek ise oldukça zor. Bu noktada gayret gösteren, emek veren arkadaşlarıma teşekkür ediyorum.

Tabi bu konularda finansman sağlamak önemli. Arkadaşlarımıza, 'imkanlarımız doğrultusunda yanınızdayız. Siz araştırın, inceleyin ve doğruyu yapın. Bunu üniversitemize kazandıralım' dedik. Gerçekten de diğer kurumlar ve üniversitelere göre bizim üniversitemizin bu konuda hızlı bir şekilde geliştiğini ve mesafe aldığını da gördük.

Biz inancımız gereği ve geleneksel olarak da israftan uzak durmak zorundayız. Gerçekten bugün e-imzaya veya EBYS'ye baktığımızda ıslak imza atmayarak aylık 8 binin üzerinde kağıt israfını önlemiş olacağız. Bu da arkadaşlarımızın çalışmalarına göre 1 veya 2 ağaca tekabül ediyor. Onun için bu toplantıyı geldiğimiz noktayı değerlendirme adına çok önemli görüyorum. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)'nin bu seviyeye gelmesinde emeği geçen herkese teşekkür ediyor, başarılar diliyorum" dedi.

Açılış konuşmalarının ardından Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) çalışmalarında emeği geçenlere Rektör Prof. Dr. Hikmet Koçak tarafından teşekkür belgesi verildi.

Kağıt israfının önlenmesi adına ise Rektörlük bahçesinde, Rektör Prof. Dr. Hikmet Koçak tarafından sembolik bir ağaç dikildi. Bahar aylarında ise Rektörlük tarafından üniversitede çalışan her bir çalışan adına toplamda 6 bin ağaç dikimi yapılacak. - ERZURUM