Türk Diplomatik Arşivi Elektronik Veri Tabanında

NAZLI YÜZBAŞIOĞLU - Türkiye Cumhuriyeti'nin kurucu anlaşma ve belgelerini, bölgeye ve yakın tarihe ışık tutan resmi yazışmalarını barındıran Dışişleri Bakanlığı arşivi, araştırmacıların hızlı, güvenli ve kolay erişimi için dijital elektronik veri tabanına aktarılıyor.

AA ekibi, Dışişleri Bakanlığı Arşiv Binası'nda evrakların muhafaza edildiği depoları, belgelerin temizlenme ve ayrıştırılma sürecini, taranarak elektronik ortama taşınmasını ve tasnif edilerek dijital arşive taşınmasını yerinde görüntüledi.

Daha önce Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bünyesinde korunan Türk diplomatik arşivinin tamamı, Ankara'daki Dışişleri Bakanlığı Arşiv Binası'na 2012'de hizmete girmesinin ardından nakledildi.

Bakanlık arşivindeki belgeler sadece yetkili personelin açabildiği şifreli kapılarla girilebilen, nem ve ısı oranı sürekli kontrol altında tutulan, iklimlendirme ve belgelere zarar vermeyecek kuru gaz ile yangın söndürme sistemi mevcut 32 depoda muhafaza ediliyor.

Temizlenip elektronik ortama aktarılan belgeler, bu depolara yerleştirilmeden önce asit oranı düşük özel gömlek dosyalara ve kutulara yerleştiriliyor. Elektronik raf sistemine göre barkod taşıyan kutular, yangına, sele, doğal afetlere karşı korumalı ve kompakt dolaplarda muhafaza ediliyor.

Evraklar elektronik ortama aktarılırken üç duraktan geçiyor

Arşivdeki belgelerin dijital ortama geçiş süreci, arşiv binasındaki "proje alanı"nda başlıyor.

Proje alanındaki ilk durak, "temizleme ve ayrıştırma" bölümü. Depolarda eski kutularda bulunan evrak önce temizleme ve ayrıştırma bölümüne geliyor. Orada üzerindeki ataç, zımba ve tozdan temizlendikten sonra sıraya konuluyor ve evrak sayısı tespit ediliyor.

Evrakın fiziki durumu iyiyse endüstriyel tarayıcılara yönlendiriliyor. Ancak evrak çok eski tarihli ya da hırpalanmış ise hassas tarayıcılarda dijital ortama aktarılıyor.

Temizlenme ve tarama işlemi tamamlanan evrak, proje alanındaki ikinci durağa, "indeks alanına" fotoğraf halinde gönderiliyor.

Buradaki personel ise evrakın nereden gelip nereye gittiğini, tarih ve ilgi bilgilerini, anahtar kelimelerini arşiv sistemine aktarıyor.

Proje alanındaki temizleme ve ayrıştırma ile indeks alanındaki çalışmalar, Dışişleri Bakanlığı ile projedeki çözüm ortağı Türksat ve Turkcell iş birliğinde hizmet alımı ile çalışan personel tarafından yapılıyor.

Sisteme bilgilerinin girilmesinin ardından, evrak üçüncü durakta Dışişleri Bakanlığı personeli tarafından içeriğine göre ayrıştırılıyor. Gizli bir belge ise muvazzaf büyükelçilerden kurulan "Gizliliği Kaldırma Komisyonu"na yönlendirilerek, gizliliğinin kaldırılıp kaldırılmayacağı değerlendiriliyor.

Dışişleri Bakanlığı Dijital Arşivi'ne erişim konusunda nasıl bir yöntem izleneceğini, Cumhurbaşkanlığı Hükümet Sistemi'ne geçilmesinin ardından 11 Numaralı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi'yle kurulan Devlet Arşivleri Başkanlığı ve Dışişleri Bakanlığı istişare halinde belirleyecek.

Arşiv Binasında yer alan Lozan, Montrö, Gümrü, Kars, Ankara gibi Türkiye Cumhuriyeti'nin temel anlaşmaları ile sınır anlaşmalarının asılları, ilk kez 10. Büyükelçiler Konferansı vesilesiyle Türkiye'nin merkez teşkilatında ve dış temsilciliklerinde görevli büyükelçilere sergilendi. Bu kurucu belgeler, Dışişleri Bakanlığı'nın internet sitesinde kütüphane bölümünde de elektronik ortamda erişime açıldı.

"Türkiye'nin kurucu anlaşmalarının orijinalleri uluslararası standartlarda korunuyor"

Dışişleri Bakanlığı Diplomatik Arşiv Dairesi'nde Daire Başkanı Beste Pehlivan Sun, AA muhabirine yaptığı açıklamada, Türk diplomatik arşivinin son derece uygun koşullarda uluslararası standartlarda muhafaza edildiğini vurguladı.

Arşivde önceliğin, evrakın korunması olduğunu söyleyen Sun, çalışmaların, Dışişleri Bakanlığı Arşiv Dairesi Genel Müdürü Büyükelçi Songül Ozan'ın öncülüğünde başta evrak güvenliği göz önünde bulundurularak yürütüldüğünü anlattı.

Sun, "Bunun için depolarımızda, tasnif alanımızda ve arşivimizi dijitalleştirme aşamasında gerekli tüm önlemleri alıyoruz ve dikkatle uyguluyoruz. Öncelikle evraklar eski kutularından çıkarılıyor, uzman ekipler tarafından temizleniyor ve asit oranı düşük gömlek dosya ve kutulara yerleştiriliyor. Daha sonra dijitalleştirme aşamasında tarayıcılardan geçiriliyor. Evrak, durumuna göre hassas tarayıcılardan ya da endüstriyel tarayıcılardan geçirilerek dijital ortama aktarılmış oluyor." diye konuştu.

Cumhuriyetin tüm kurucu belgelerinin Türk diplomatik arşivinde yer aldığını belirten Sun, "Arşivimizdeki belgelerin tarihi 1919'dan başlıyor. Bu tarihten itibaren milli mücadele dönemine ait yazışmalar elimizde mevcut. Ülkemizin kurucusu niteliğinde olan Lozan Anlaşması, Montrö Boğazlar Sözleşmesi, tüm sınırlarımızı belirleyen 1921 Ankara, 1926 Ankara, Moskova, Gümrü gibi tüm bu anlaşmaların orijinal halleri mevcut. Hepsi de uluslararası standartlarda güvenli bir şekilde korunuyor." değerlendirmesinde bulundu.

Dışişleri Arşivi'nin araştırmacılara açık olduğunu söyleyen Sun, "Dijital Arşiv projesiyle bu arşive ulaşımı daha da kolay hale getirmeyi hedefledik. Bu yüzden 2015 yılından itibaren arşiv otomasyon projesini gerçekleştiriyoruz. Arşivimizden yararlanmak isteyen araştırmacıların başvurularını alıyoruz, değerlendiriyoruz ve kendilerine mümkün olan tüm yardımı mevzuatımız çerçevesinde gösteriyoruz." dedi.