Şirketler için başarının anahtarı: Dijital dönüşüm

Dünyanın en büyük teknoloji ve iş süreç yönetimi şirketlerinden Xerox; Amerika, Kanada, Hollanda, Belçika, Lüksemburg, Fransa, Almanya ve Birleşik Krallık'ta şirketlerin IT departmanlarından 600 yetkili ile görüşerek iş yerlerindeki kağıt kullanım oranlarını, sebeplerini ve çözüm yollarını konu alan bir araştırma yaptı. Araştırma ile elde edilen bulgular son derece dikkat çekici sonuçlar ortaya koydu.

Şirketlerin yüzde 50'sinden fazlası iş süreçlerini kağıt dokümanlar ile yönetiyor

Günlük yaşamda teknolojinin önemli bir yer tutuyor oluşu dijital bir çağın içinde olduğumuzu düşündürüyor. Ancak iş yaşamı özelinde bakıldığında aynı kanıya varmak mümkün değil. Şirketlerin yüzde 37'si mevcut bir sosyal medya stratejisine sahip değilken; yüzde 40'ı henüz mobil çalışma çözümlerini iş süreçlerine entegre etmiş değil. Aynı zamanda şirketlerin yüzde 45'i iş ve sektör analizlerinde büyük veriden faydalanmıyor.

İş süreçlerini otomatikleştirmek hala yapılacaklar listesinde

Araştırmaya katılanların yüzde 71'i iş süreçleri otomasyonunu sağlamanın planları arasında bulunduğunu; ancak henüz gerçekleştirmediklerini söylüyor. Katılımcıların 3'te 2'si iki yıl içinde dijital şirketlerde çalışıyor olacaklarını ve kağıt dokümanlara dayalı iş süreçlerinin yüzde 10'un altında kalacağını öngörüyor.

Kağıt bazlı iş süreçlerinin en yaygın olduğu alan finans sektörü olarak öne çıkıyor. Finans firmalarının yüzde 62'si işlerinde çoğunlukla basılı doküman kullanıyor. Kamu sektöründe ise bu oran yüzde 55 olarak görünüyor. Tüm iş süreçlerini kağıt dokümanlar ile yürüten finans firmalarının oranı ise yüzde 17. Araştırma katılımcıları öngördükleri gibi iki yıl içinde dijital dönüşümü sağlayabilirse, bugün yüzde 55 olan kağıt doküman kullanan şirketlerin oranı 2018'de yüzde 37'ye düşecek.

Şirketler hala yılda yüzbinlerce sayfa baskı alıyor

Büyük şirketlerin yılda yüz binlerce sayfa baskı aldığını göz önünde bulundurunca baskı analizlerinin ve bu analizler doğrultusunda geliştirilecek stratejilerin önemi ortaya çıkıyor. Günümüzde çoğu doküman bilgisayar, tablet veya akıllı telefonlar gibi cihazlarda oluşturuluyor. Bu cihazlar aynı zamanda yüksek depolama alanlarına ve paylaşım olanaklarına sahip. Buna rağmen oluşturulan dokümanların önemli bir miktarının baskısı alınıyor. Baskı analiz uygulamaları ile bu yüksek baskı miktarlarının sebebini belirlememek, yüksek baskı hacimlerine bir çözüm üretmeyi de imkansız kılıyor.

Baskı analiz araçlarının kullanılması ile dijital dönüşüme katkı sağlayacak çözümler ortaya çıkarılabilir ve gereksiz baskı işlemlerinin önüne geçilebilir. Analizler sonucu elde edilecek veriler yöneticilerin tahminleri veya içgüdülerinin aksine son derece güvenilirdir ve uygulandığı takdirde sonuç getirir.

Baskı analizleri uzman yazılım ve kişilerce yapılmıyor

Araştırma kapsamında analiz edilen bir firmada her ay 72 bin sayfa dokümanının eğitim amaçlı bastırıldığı ve eğitim sonunda da bu dokümanların yüzde 80'inin çöpe atıldığı ortaya çıkıyor. İncelemeler sonucunda firmanın dijital bir dönüşüm yaşamasının önüne set çeken unsurlar tam olarak belirleniyor, kısa vadede kağıtım kullanım miktarları yarı yarıya azaltılıyor ve sonuç getirecek çözümler tanımlanıyor.

Araştırma katılımcılarının yüzde 45'inin baskı analiz araçlarını neden kullanmadığı da böylelikle ortaya çıkıyor. "İşe yarar" bir baskı analiz aracı yalnızca baskı sayısı ve rengini göstermez; aynı zamanda kimin neyi ve neden bastırdığını da ayrıntılı olarak ortaya koyar. Xerox uzmanları bu konuda kendi geliştirdikleri Xerox Dijital Alternatifler, Xerox Baskı Farkındalık Aracı gibi uygulamaların kullanılmasını öneriyor. Baskı verilerinin uzman ellerde analiz edilmesi de Xerox uzmanlarına göre doğru tahminlerin ortaya konmasına ve işe yarar stratejilerin belirlenmesini sağlıyor.