Apple, Asus ve Graphisoft Markalarının Distribütörü Bilkom İş Süreçlerini Metrıc'in İş Zekası...

Katma değerli distribütörlük stratejisi altında benzersiz bir modelde faaliyetlerini yürüten ve 2014 yılında yüzde 120'nin üzerinde büyüme kaydeden Bilkom, temsilciliğini yaptığı tüm markalarının Türkiye genelinde 81 ile dağılmış 750'den fazla noktadaki satış faaliyetlerinin planlama, takip ve yönetimini METRIC danışmanlığında SAP BPC sistemine taşıdı. Daha önce 3-4 hafta süren planlama, raporlama, revizyon ve yeniden raporlama süreleri SAP BPC altyapısında 3-4 güne indi. Ocak 2014 sonunda start verilen Bilkom BPC projesinin canlı geçişi Mayıs sonunda tamamlandı.

Sektördeki en eski SAP kullanıcılarından biri olan Bilkom, 2001'deki ERP implementasyonunun ardından, raporlama için halihazırda SAP BO ve B2B portalında SAP CRM uygulaması kullanıyordu. Ancak şirket bütçe, planlama ve satış tarafında yarı manuel bir süreç yönetiyordu. Tüm kullanıcıların Mac bilgisayar kullandığı Bilkom'da çalışanlar, Excel for Mac programında planlama yaparak, üç aylık planlama toplantılarında şablon sunumlarıyla bu süreci yönetmekteydi.

Bilkom'un SAP BPC projesindeki birinci önceliği, finansal bütçelemeden ziyade, satış/ciro tahminleri ve paralelinde doğru gider planlaması yapmak oldu. SAP BPC sistemini ve METRIC'i tercih ederken, Bilkom yatırımının karşılığında sistemin çıktılarını etkin kullanabileceği veri ve raporlar sayesinde hızlı raporlama, plan-fiili durum karşılaştırmaları ve plandan yapılacak tahmini karlılık dağıtımlarını elde etmeyi hedefliyordu. Özellikle bayiler bazında satış ekiplerinin departman karlılıkları ve sistemsel olarak en ufak bir planlama değişikliğinin bütüne yansımasında saniyelerle çıktı almak, ancak SAP BPC sistemini kullanmakla mümkün olacaktı. Bilkom, böylece ürünlerinin bayi kanalları ve hatta hangi fokus bayiden satılacağı planlamasını da sistem üzerine taşımış oldu.

Paralelde satış ekipleri haricinde, ürün tedarik planlaması da satış tahminleri üzerinden alınan ikincil raporlarda daha sistematik takip edilebilir bir yapıya kavuştu. SAP BPC implementasyonu ile eşzamanlı olarak raporlama çözümlerine de ağırlık verildi.

Daha önce en az 3-4 haftalık bir dönemi kapsayan planlama, raporlama, revizyon ve yeniden raporlama süreleri SAP BPC altyapısında yerini tüm sürecin 3-4 günde en alt detayına kadar tamamlandığı bir sürece bıraktı. Kişi odaklı çalışma sisteminden çıkarak iş devamlılığı prensibini de sağlayan yapı, iş yönetimini yarı manuel veya manuel dolaşan dosyalardan kurtararak, sistemde saklanan ve bilgi güvenliği sağlanmış bir kurumsal hafıza oluşturdu. Proje bir yılını yeni tamamlamasına rağmen, iş yapma hızında ve kontrol/karar süresinde sağladığı hız, şimdiden oldukça etkileyici. Çalışanların istek, ihtiyaç ve talepleri doğrultusunda sistemle ilişkili rapor geliştirmeleri ve düzenlemelerse şirkette halen günlük hayatın bir parçası.

Bilkom İş Geliştirme & Kurumsal İletişim Müdürü Azade Çerkezoğlu Çavuş METRIC ile işbirliği süreçlerini ve neden METRIC'i tercih ettiklerini şöyle anlattı: "'Referans en değerli gerekçedir' kuralıyla hareket ettik. Sektörde referans adedi en yüksek danışmanlık şirketi olmanın yanı sıra METRIC'in hizmet verdiği kurumların sektörel önemi, bizler için belirleyici oldu. Tıpkı Bilkom'un odaklı iş modeli gibi, METRIC'in de sadece BPC'ye ve raporlama sistemlerine odaklanmış olması bizim için alanında uzmanlık göstergesiydi. Sektördeki ve sistem üzerindeki bilgi birikiminin yanı sıra METRIC'in teklifi, birçok teklif arasında hedeflediği gün süresiyle de avantajlı hale geldi. Bu da maliyetlerimizi optimumda tutmamıza yardımcı oldu."

Bilkom için geliştirilen projede, özellikle proje öncesi analiz sürecine ağırlık verildi. Kullanıcıların yöneticileriyle birlikte ayrı oturumlarda talepleri alındı; ancak proje hedefleri, direktörler ve aynı zamanda proje sponsoru da olan genel müdürün direktifinde belirlendi. Böylece Bilkom'da ilk faz ve hedef, satış ekiplerinin planlamaları ve karlılıkları üzerine yapılandırıldı.

"SAP BPC, Excel üzerinde çalışan teknolojik olarak gelişmiş ancak kullanıcı hissiyatı son derece kolay bir yapı" diyen Bilkom İş Geliştirme & Kurumsal İletişim Müdürü Azade Çerkezoğlu Çavuş, proje sonunda yapılan testlerde kullanıcıların genel cevabının "tahminimden çok daha kolay bir sistem" şeklinde olduğunu belirterek şunları söyledi: "Bilkom toplamda yaklaşık 60 kişilik kadrosuyla milyar TL'ye koşan, kişi başı ciro hacmi en yüksek şirketlerden biri. Dolayısıyla, bu konsantre ile çalışan yapısıyla; hızlı bir araya gelen, hızlı karar veren, hızlı test eden ve hızlı onaylayan bir proje yönetebilmenin avantajını yakaladık. Kurumsal kanal, perakende, mağazacılık satış ekipleri başta olmak üzere, iş geliştirme fonksiyonunu yürüten Kurumsal Pazar, Profesyonel Pazar ekipleri ve ürün yönetimi ekipleri ile tam kadro proje yönetimini oturumlar halinde birlikte yaptık. Final noktaya gelene kadar epey revizyon yaşandı. Konsolide bakış açısı ve hızlı karar verme süreçlerinde manuel hazırlanan dosyalar ile sistem üzerinden alınan çıktıların hızı kıyaslanamaz bile. Yeni yapı, bize bilgi güvenliğinin yanı sıra hızı, kurumsal hafızayı ve çıktı/gösterge opsiyonlarını sağladı."